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Quero investir em feiras: por onde começar, quanto custa, como obter bons resultados?

Quero investir em feiras: por onde começar, quanto custa, como obter bons resultados?

Por: Gustavo Chaves*

Em nosso dia-a-dia, somos procurados por empresas interessadas em investir em feiras de negócios. Nestes contatos, e nos cursos e palestras que realizamos, procuramos demonstrar que a participação em feiras não deve ser tratada como um investimento isolado. Pelo contrário, deve ser parte integrante de uma estratégia comercial duradoura e permanentemente alinhada com os objetivos da empresa.

Procuramos também demonstrar que a decisão de investir deve estar necessariamente consubstanciada em informações confiáveis obtidas de antemão e que a obtenção de bons resultados depende de uma cuidadosa preparação.

Por onde começar

O primeiro passo é municiar-se de informações sobre tudo que o mercado de feiras de negócios oferece, compreendendo calendário de feiras, perfil dos eventos, público visitante, expositores e movimentação de negócios, entre outros dados. E some-se a isto a necessidade de frequentar feiras com “olhos de visitante” e com “olhos de expositor”, para acompanhamento das tendências e coleta de opiniões de visitantes e expositores que participam do evento. O objetivo, nesta etapa, é reunir informações para a escolha das feiras que melhor se encaixam na estratégia comercial da empresa, o que vai possibilitar a elaboração de um calendário que reúna as feiras interessantes para a empresa e para seus negócios, tanto na visão de expositor, como na visão de visitante.

Saiba quanto custa

Investir em feiras é reconhecidamente um bom negócio. Mas é claro que a decisão de participar está condicionada a capacidade de investir. E para tomada de decisão, é imprescindível contar com levantamento de custos o mais detalhado possível.

Como ponto de partida, é recomendável uma boa conversa com os promotores das feiras nas quais se tenha interesse, buscando o esclarecimento de todas as dúvidas sobre os eventos e sobre as formas de participação. Além disso, é necessária uma especial atenção ao levantamento de informações sobre o fornecimento de produtos e serviços que normalmente são contratados ao se participar de feiras, tais como, produção de materiais de marketing, montagem e decoração de estande, som e imagem, serviços de alimentação, mão de obra temporária e assessoria de imprensa, entre muitos outros. São fornecimentos que se caracterizam pela diversidade de potenciais fornecedores e pela grande variedade de preços e de níveis de qualidade de produtos e serviços prestados, fazendo com que nem sempre o menor preço corresponda a melhor contratação.

Então, na coleta de dados, é conveniente agregar uma pesquisa sobre potenciais fornecedores que, além de preço competitivo, ofereçam boas referências, demonstrem comprometimento com o sucesso do cliente e tenham “perfil orientador”.

Como obter bons resultados

As feiras de negócios são reconhecidas como uma das formas mais eficientes de promoção comercial. Mas é preciso deixar claro que nada acontece em um passe de mágica. Em nossos cursos e palestras mostramos que o caminho para a obtenção de bons resultados é longo e árduo. Nesta trajetória a condição fundamental é escolher a feira certa para os objetivos traçados. A partir daí tudo passa a depender de um planejamento detalhado, coordenação técnica e administração eficaz, predicados que somados a uma dose certa de criatividade, fazem a diferença em qualquer evento.

Então, a palavra chave é planejar. E neste sentido, deixamos uma relação de procedimentos, cada um deles englobando um conjunto de providências que devem ser expandidas e ordenadas ao longo do tempo:

- Ações Preparatórias

1. Defina objetivos claros e alinhados com os objetivos da empresa;
2. Reúna informações sobre o mercado que se pretende atingir;
3. Municie-se de informações sobre o mercado de feiras;
4. Visite feiras com “olhos de visitante” e “com olhos de futuro expositor”;
5. Selecione feiras interessantes para a sua empresa e para seu negócio;
6. Saiba muito bem quanto custa, converse com quem tem experiência e certifique-se de que tem disponibilidade financeira e efetiva capacidade de investir;
7. Avalie cuidadosamente a disponibilidade de mão de obra qualificada e as necessidades em termos de treinamento e capacitação de equipes;
8. Escolha feiras certas para seus objetivos e metas.

- Pré-Feira

9. Decida com antecipação, buscando trabalhar com o horizonte de um ano;
10. Defina objetivos e metas específicas para cada feira;
11. Elabore um planejamento detalhado, cuidando para que a participação em feiras seja uma ação alinhada e integrada à outras ações de marketing e comunicação implementadas pela empresa;
12. Negocie a compra do chão de feira com antecipação, fazendo análise aprofundada das vantagens e desvantagem da localização do estande de sua empresa na feira. Com isto, será possível usufruir de condições comerciais mais vantajosas;
13. Estude as funcionalidades do estande e as características dos produtos e serviços que podem agregar valor à sua participação na feira
14. Contrate fornecedores que realmente dominam aquilo que precisa ser feito e que, além disso, tenham perfil orientador. Lembre-se que, nem sempre, o menor preço corresponde à melhor contratação;
15. Diligencie a produção e efetue minuciosa inspeção de tudo que cerca a participação na feira. Faça, inclusive, uma checagem final nas vésperas do evento.

- Durante a Feira

15. Na abertura da feira prepare-se para a concorrência comparando os estandes, as promoções e lançamentos com o que sendo apresentado por sua empresa;
16. Cuide para que a equipe que participa da feira está preparada para bem representar a empresa e comprometida com os resultados esperados;
17. Prepare-se fazer o registro e classificação dos contatos comerciais realizados na feira

E para deixarmos aqui uma visão abrangente, sintetizamos o conjunto de diretrizes para o pré, o durante e o pós feira, em 10 pontos básicos que apelidamos de “Os dez mandamentos do Expositor”:

“Os dez mandamentos do Expositor”

1. Feira não é festa e sim negócio;
2. Estabeleça objetivos claros e alinhados com os objetivos da empresa;
3. Elabore um orçamento detalhado;
4. Escolha a feira certa;
5. Planeje detalhadamente;
6. Cuide do treinamento da equipe;
7. Selecione bons fornecedores;
8. Ao participar de feiras mostre-se para o mercado;
9. Durante as feiras registre tudo;
10. No pós feira surpreenda o potencial cliente com ações diferenciadas, ágeis e eficazes.

São conceitos valiosos que demandarão muito esforço, determinação e foco correto. Mas vale a pena aplicá-los, pois os resultados certamente serão compensadores.


* Gustavo Chaves é Editor-Chefe do Portal Feiras do Brasil
 
 


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